Poveikio verslui vertinimas Teisine-rizika

Poveikio verslui vertinimas reikšmingai gali padėti sumažinti ekstremalios situacijos poveikį Jūsų organizacijai. Pandemijos akivaizdoje, visos organizacijos bus neigiamai paveiktos, tačiau šios rizikos pasireiškimo tikimybė ir sunkumas skiriasi priklausomai nuo verslo srities ir geografinės padėties. Tai yra pati svarbiausia dalis, įvertinant koronaviruso poveikį verslui. Visos operacinės rizikos ir visi rezultatai yra nuspėjami. Jeigu pandemijos poveikio verslui vertinimas dar neatliktas, jį pradėjus artimiausiu metu, artimiausiu metu, įmonei dar gali pakakti laiko, kad suplanuotų savo veiklą ir žinotų kaip  rizika ją paveiks. Verta yra  pasirengti  konkrečius planus, palaikyti ryšį su pagrindinėmis suinteresuotosiomis šalimis iš vidaus ir išorės ir valdyti vykdymą, kai ši rizika pasireiškia. Rizikos valdymas pašalina paralyžiuojančią baimę  ir ją pakeičia metodiniu ir loginiu pasirengimu bei veiksmais. Padeda nepamiršti pažeidžiamiausių grupių.

Poveikio verslo vertinimas: kokia nauda

Poveikio verslo veiklai vertinimas ne tik nustato svarbių išteklių praradimo poveikį organizacijai ir atskiriems jos padaliniams, leidžia matuoti išteklių praradimo ir didėjančių nuostolių poveikį laikui bėgant, atranda organizacijos padalinių silpnybes, bet ir teikia vyresniajai vadovybei patikimus duomenis, kad būtų lengviau sudaryti sėkmingą verslo tęstinumo planą, padeda kurti duomenų atkūrimo strategiją ir alternatyvius verslo veiklos metodus. Taip pat poveikio verslui vertinimas leidžia pasirinkti labiau pamatuotas priemones, kad rizikos valdymo priemonėmis nebūtų padaryta daugiau žalos nei gresia.

Nuo ko pradėti? Pandemijos planavimo komandos sudarymas

Pirmasis žingsnis yra įvertinti įmonės ar organizacijos, norinčios išanalizuoti pandemijos poveikį, kontekstą, iššūkius ir prioritetus. Svarbu nustatyti pagrindinę verslo veiklą ir kritinius procesus, siekiant nukreipti rizikos analizę į svarbiausius elementus. Tam tikslui organizuojamas pradinis susitikimas su vadovybe ir pagrindiniais asmenimis. Tikslas yra atnaujinti žinias apie įmonę, kas verčia įmonę „gyventi“ ir kas ją galėtų sunaikinti, nustatyti pagrindinius procesus, vidaus ir išorės grėsmes, taip pat organizacinius, techninius ir žmonių pažeidžiamumus. Kitaip sakant, pirmiausia reikalinga sudaryti pandemijos planavimo komandą (darbo grupę), apsvarstyti po atstovą iš kiekvienos funkcijos, nustatyti įprastus konferencinius skambučius ar pvz. „Skype“ sesijas, kad nuolat būtų apsikeičiama atnaujinta informacija. Visas galimas poveikio verslui vertinimo procesas pavaizduotas žemiau, schemoje.

Pažeidžiamumų nustatymas

Jeigu įmonėje nėra patvirtinta veiklos tęstinumo procedūra (planas), šis žingsnis yra ypač svarbus. Jame svarbiausia peržiūrėti reikalavimus pagrindinių funkcijų vykdymui: pavyzdžiui, žmonės (personalas), patalpos, procesai, veiklos specifika.  Nustatytinos pagrindinės suinteresuotosios šalys, teisiniai/įstatyminiai/norminiai reikalavimai, pažeidžiamos grupės. Praktikoje pastebėjome, kad ypač pastarosios praktikoje neretai “pamirštamos”.

Šiame etape taip pat jau galima pasirengti poveikio verslui vertinimo klausimyną. Pagrindu tam gali būti vienas skyrius ar verslo padalinys. Šis skyrius pateiktų grįžtamąjį ryšį apie klausimyną, įskaitant jo instrukcijas, aiškumą ar klausimus, jei ko nors trūksta.

Šia tema plačiau pasisakė Allaw verslo rizikų valdymo komanda savo publikacijoje.

Poveikio verslui vertinimas

Kuriant verslo poveikio analizės (PVV) klausimyną, kaip pavyzdys turėtų būti pasirinktas vienas skyrius ar verslo padalinys. Testo skyrius gali pateikti grįžtamąjį ryšį apie klausimyną, įskaitant jo instrukcijas, aiškumą ar klausimus ir jei ko nors trūksta. Svarbių kategorijų sąrašas klausimyne priklauso nuo verslo srities, nuo veiklos specifikos, įmonės valdysenos. Skiriasi klausimynai privačioms įmonėms ir, pavyzdžiui, savivaldybės valdomoms įmonėms. Kaip pavyzdys, gali būti pateiktas toks klausimyno svarbių kategorijų sąrašas:

Įtaka žmonių gerovei. Apsvarstykite poveikį darbuotojų, klientų ir bendruomenės sveikatai, saugai ir gerovei. Praktikoje, kartu su įmonių komandomis atlikdami poveikio verslui vertinimus, pastebėjome, kad ši kategorija neretai ignoruojama. Darbdaviai ypač lengvai randa tokias problemų sprendimo priemones, kaip nemokamos atostogos, darbuotojų atleidimas, nesusimąstydami, kad tai ne tik neprisidės prie įmonės veiklos atstatymo, bet ir daro neigiamą įtaką žmonių gerovei.

Įtaka saugai? Apsvarstykite poveikį darbuotojų, klientų, klientų, bendruomenės ir pastatų bei patalpų saugai. Įmonių skyriai, departamentai turėtų apsvarstyti įvairius scenarijus, priežastis, dėl kurių ir kada galėtų kilti konkreti žala.

Poveikis aplinkai. Įvertintinas poveikis atliekoms / perdirbimui, žemės ir vandens telkinių užterštumui ir kt.

Kaupiamasis finansinis nuostolis (prarastos pajamos + patirtos išlaidos) – įvertintas eurais. Tai gali būti: prarastos pajamos, prarasti pardavimai, finansinės baudos, užmokestis už darbą, už viršvalandžius mokamas uždarbis, sugadintos medžiagos ir pagamintos prekės. Labai svarbi kategorija, be finansų skyriaus pagalbos čia neišsiverčiama. Tačiau nereikėtų šios kategorijos taip sureikšminti, kad kitos kategorijos taptų “nepastebimos”. Vienas svarbiausių žingsnių šioje kategorijoje – įvertinti, kokia tikimybė, kad įmonė taps nemoki per artimiausius 3 mėn. Savalaikis  nemokumo įvertinimas gali padėti įmonei išvengti bankroto pasirenkant kitas, mažiau skausmingas priemones, pavyzdžiui, restruktūrizavimą, taip veiksmingai užtikrinant kreditorių bei juridinių asmenų interesų pusiausvyrą.

Teisinės atitikties poveikis – Taip arba Ne. Apsvarstykite įstatymų nustatytų pareigų ar norminių reikalavimų, taip pat sutartinių pažeidimų poveikį. Pavyzdžiui, pagal Juridinių asmenų nemokumo įstatymo 6 str., įmonei tapus nemokia, įmonės vadovas turi šias pareigas:

1) nedelsdamas informuoti juridinio asmens dalyvius apie juridinio asmens nemokumą ir siūlyti spręsti juridinio asmens mokumo atkūrimo klausimą;

2) nedelsdamas inicijuoti nemokumo procesą;

3) ne vėliau kaip per 5 darbo dienas nuo dienos, kai tapo žinoma ar turėjo būti žinoma, kad susitarimas dėl pagalbos finansiniams sunkumams įveikti yra nevykdomas arba netinkamai vykdomas, inicijuoti nemokumo procesą.

Laiku neinicijavęs nemokumo proceso juridinis asmuo užsitraukia teisės aktuose numatytas teisinės neatitkties pasekmes. Todėl laiku atliktas poveikio verslo veiklai vertinimas padeda išvengti teisinių pasekmių, pavyzdžiui žalos atlyginimo, kuri gali atsirasti dėl teisės aktuose nustatytų pareigų nevykdymo ar netinkamo vykdymo.

Taip pat gauname nemažai su tuo susijusių klausimų, pavyzdžiui, ar koronaviruso situacija gali būti laikoma force majeure, ar ne, ar galima nutraukti mokėjimus tiekėjams, kaip elgtis su asmens duomenų apsauga šioje situacijoje ir pan. Atsakymus į šiuos klausimus rasite čia. Visas galimas teisines pasekmes taip pat būtina įvertinti, įtraukus į komandą savo įmonės teisininką arba teisės departamento vadovą.

Poveikis klientų pasitikėjimui – atsakymai gali būti žemi, vidutiniai arba dideli. Ypač svarbu įmonėms, teikiančioms viešąsias paslaugas vartotojams.

Tiekėjo pasitikėjimo praradimas – atsakymai gali būti žemi, vidutiniai arba dideli.

Pažeistas visuomenės pasitikėjimas  – atsakymai gali būti žemi, vidutiniai arba dideli.

Kiekvieną poveikio kategoriją galima įvertinti atsižvelgiant į jos poveikį laikui bėgant. Kai visi klausimai bus nustatyti, turėtų būti parengtas rašytinių instrukcijų rinkinys, išplatintas kartu su PVV klausimynu. Jie turėtų paaiškinti, kaip bus naudojamas kiekvienas formos laukelis ir ką respondentas – įmonės padalinio atstovas turėtų užpildyti kiekviename lauke.

Pagal atliktą poveikio verslo veiklai vertinimą parengiama ataskaita (išvada), kuri pristatoma vadovybei sprendimams priimti.

Apibendrinimas

Poveikio verslui vertinimas gali pasirodyti tiesiog kaip „varnelių“ sudėjimas. Tačiau taip nėra, jis kuria didžiulę vertę. Tinkamai atliktas poveikio verslui vertinimas (PVV) paaiškina kritinius verslo procesus ir nustato, kurie verslo padaliniai, operacijos ir procesai yra būtini įmonės išlikimui. Taip pat padeda kryptingai planuoti įmonės veiklos atkūrimą po pandemijos jau dabar, apsaugo pažeidžiamiausias grupes.

Kuo teisinerizika.lt gali padėti? Galime padėti Jūsų komandai atlikti poveikio verslui vertinimą. Registruokitės rizikų vadovo konsultacijai dėl pandemijos poveikio valdymo čia.

Ar norite nemokamai pasitikrinti, ar viską esate atlikę, kad užtikrintumėte savo verslo veiklos tęstinumą?

6 min. trukmės klausimynas, apimantis gerąja praktika paremtus svarbiausius aspektus

Rizikų eksperto patarimai

One Reply to “Poveikio verslui vertinimas Covid-19 akivaizdoje Verslo veiklos tęstinumui užtikrinti

Komentarai nepriimami.