Automatinis dokumentų paruošimas

Automatinis dokumentų paruošimas – tai klaidų išvengimas, laiko taupymas ir kaštų teisinėms paslaugoms sumažinimas. Ši ALLaw® paslauga leidžia verslui automatizuoti sutarčių ir kitų teisinių dokumentų rengimo procesus bei jų užsakymą. Viena iš svarbiausių šios priemonės ypatybių yra galimybė kurti iš karto konkrečiai įmonei pritaikytus dokumentus, pagal tam tikrus įmonėje jau nustatytus dokumentacijos rengimo nuostatas, kurios gali būti susijusios su tam tikru formatavimo būdu, informacijos išdėstymo tvarka, su tam tikrais įmonės ženklais ar netgi siūlomos produkcijos ar paslaugos ypatybėmis ir t.t. Pavyzdžiui, tarptautinė įmonė, vykdanti savo veiklą įvairiose šalyse, gali sutarties rengimo metu pasinaudojant ALLaw®, nustatyti, kas turėtų būti įtraukta į sutartį tam tikroje šalyje ir sąlygas kai tam tikra nuostata turi būti taikoma, atsižvelgiant į teikiamas paslaugas tose šalyse ir tų šalių teisinius reikalavimus.

Taip pat automatinis dokumentų paruošimas leidžia atskirus dokumentų rinkinius, pavyzdžiui, dokumentus pritaikyti prie tam tikrų šalių keliamų reikalavimų bei pačio produkto specifikos. Nustatytos sąlygos gali būti taikomi visiems reikalingiems dokumentams ar atskirai jų grupei. Šis metodas yra universalus ir labai patogus, nes esant vienam dokumentų generavimo šaltiniui, galima išvengti daugybės skirtingų tos pačios sutarties versijų. Be to, dėl automatizuoto sutarties rengimo proceso galima sumažinti klaidų skaičių, atsirandančių dėl neatidumo ar kitų žmogiškųjų veiksnių, pasireiškiančių rankiniu būdu rengiant dokumentus.

Kaip veikia automatinis dokumentų paruošimas?

Jeigu organizacija turi tam poreikį kiekvieną ar kelis kartus per mėnesį rengti tuos pačius teisinius dokumentus, pavyzdžiui, darbo sutartis su vairuotojais, įsakymus, ir t.t., tai automatinis dokumentų paruošimas tikrai supaprastins šių dokumentų paruošimo tvarką bei padės sutaupyti laiko ir žmogiškųjų išteklių. Nereikia nieko instaliuoti.

Automatiškai sugeneruotą dokumentą yra labai paprasta gauti į savo el. pašto dėžutę arba tiesiai į organizacijos dokumentų valdymo sistemą, kadangi ši paslauga yra integruojama su Jūsų organizacijos procesais. Automatinis dokumentų paruošimas vyksta trims etapais:

1. Atsakymai į klausimus. Darbuotojas (administratorė, departamento darbuotojas ar kitas atsakingas asmuo) atsidaro dokumentų valdymo sistemoje nuorodą ir atsako į pateikto klausimyno klausimus.
2. Automatinis paruošimas. Priklausomai nuo pateiktų atsakymų bei paliktų komentarų (galima nurodyti, kad tai turi būti, pavyzdžiui, sutartis su darbuotojais su tam tikromis nurodytomis sąlygomis), dokumentas automatiškai paruošiamas pagal iš anksto mūsų parengtą formą generavimui.
3. Greitas gavimas. Kaip minėta, dokumentą gaunate el. paštu arba tiesiai į savo dokumentų valdymo sistemą.
4. Nuolatinis atnaujinimas. Dokumentų šablonai nuolatos atnaujinami pagal pasikeitusius teisės aktus ar teisinę praktiką, todėl galite nesijaudinti, kad jis nebetiks.
5. Sumažėja teisinių paslaugų kaina. Nereikia samdyti ne tik advokato, bet ir jaunesniojo teisininko.

Automatinis dokumentų paruošimas įeina į kai kuriuos mūsų tęstinių teisinių paslaugų už prenumeratoriaus mokestį planus. Plačiau: iniciatyvus teisinis aptarnavimas.

®