Asmens duomenų inventorizavimo procedūros aprašas
Asmens duomenų inventorizavimo procedūros aprašas (angl. Personal Data Mapping Procedure) – organizacijos vidaus teisės aktas, kuris skirtas atlikti organizacijos tvarkomų asmens duomenų inventorizaciją ir nustatyti tvarkomus asmens duomenis, už jų tvarkymą atsakingus asmenis ir kitus su asmens duomenų tvarkymu susijusius reikšmingus aspektus. Šis dokumentas yra organizacijos asmens duomenų tvarkymo dokumentacijos dalis.
Nors asmens duomenų inventorizacijos BDAR reikalavimai neakcentuoja, tačiau kiekviena organizacija, kuri tvarko asmens duomenis ir siekia, jog būtų įvykdyti BDAR reikalavimai, pirmiausia turi įsivertinti kokie asmens duomenys, kokiais tikslais ir kokiu pagrindu organizacijoje yra renkami, kaip jie gaunami, kurie asmenys organizacijoje yra atsakingi už jų tvarkymą. Kitaip tariant, būtina atlikti tvarkomų asmens duomenų inventorizaciją. Asmens duomenų inventorizacijos procedūros aprašas yra dokumentas, kuris nustato kaip atlikti šią procedūrą.
Aprašą sudaro atitinkami skyriai, nustatantys:
- asmens duomenų inventorizacijos procedūros inicijavimas,
- asmens duomenų inventorizacijos vykdymo tvarka,
- asmens duomenų inventorizacijos atlikimo periodiškumas ir
- priemonės (atitinkamos lentelių formos – aprašo priedai) asmens duomenų tvarkymo inventorizacijai atlikti bei atitinkamų lentelių pildymo instrukcijos.
Šio aprašo tikslas – pateikti asmens duomenų inventorizacijos atlikimo gaires, kad būtų galima nustatyti svarbiausius su asmens duomenų tvarkymu susijusius aspektus.
Vadovaujantis aprašu užpildytos lentelės (aprašo priedai) padės nustatyti asmens duomenų tvarkymo neatitikties spragas organizacijoje ir leis priimti atitinkamus sprendimus, siekiant nustatyti ir pritaikyti saugumo priemones tvarkomiems asmens duomenims ir užtikrinti atitiktį BDAR.